Доказано: 7 вещей, мешающих вашей продуктивности
Мы взяли за основу статью канадского маркетолога, социолога и блоггера CamMi Pham (КамМи Фам) и составили для вас список из 7 важных причин, из-за которых мы теряем свою продуктивность и оказываемся в плену у рутины.
Вот что она пишет: “Когда мне было 17 лет, я трудилась почти 20 часов в день, отдавая все силы учебе и работе одновременно. Я делала уроки прямо в школе на переменах, а вечером работала на некоммерческие организации. Результатом таких стараний стали открытые двери как в государственные учреждения так и в крупные компании, что в целом способствовало возможности начать успешную карьеру. Но когда я стала старше, мой подход к работе кардинально изменился. Я поняла, что путь к успеху не всегда зависит от того, как усердно ты трудишься. Иногда, прикладывая гораздо меньше усилий, можно получить гораздо лучший результат.”
Вы наверняка подумали: “Не может быть!”, “Как это возможно?”. На самом деле это правда и мы постараемся объяснить суть на простом примере.
Частный предприниматель может работать хоть 24 часа в сутки 7 дней в неделю, но он все равно он не достигнет того результата, как его коллега в крупной компании. Почему?
Потому что более опытный бизнесмен просто пойдет и наймет больше работников, таким образом увеличив эффективность и скорость работы в несколько раз, даже если все будут работать по 8 часов в день. Поэтому запомните: время – это очень ограниченный ресурс. Им нужно распоряжаться с умом.
Вы спросите, почему же тогда у маленьких стартапов иногда получается пробиться к успеху?
Когда Кевин Систр и Майк Кригер продвигали тогда еще небольшой Instagram и даже не мечтали об аудитории в 200 миллионов пользователей, их выкупила компания Facebook за 1 миллиард долларов.
А Snapchar, молодой, но набравший обороты стартап, команда которого насчитывает всего 30 человек уже не раз отверг предложения что от Facebook, что от Google. Наверное, за их успех надо благодарить удачное расположение звезд, но лишь наполовину. Они достигли всего благодаря грамотно выстроенному плану со ставкой на продуктивность. Их ключ к успеху – не тяжелый, а умный труд.
Что такое продуктивность? Это выстраивание бизнес-процесса для своей жизни. Или, проще говоря — умение расставлять приоритеты в работе так, чтобы получать наилучший результат, затрачивая как можно меньше сил.
КамМи Фам таким образом удалось повысить свою продуктивность на 50%, сократив рабочие часы вполовину: с 80 до 40 в неделю, выполняя при этом гораздо больше работы, чем раньше.
А теперь перейдем к перечислению причин, которые мешают вам задействовать свой потенциал.
1) Не работайте сверхурочно
Ох не зря, совсем не зря придумали восьмичасовый рабочий день и пятидневную рабочую неделю. Корни этого решения уходят в далекий 1926 год. Генри Форд, который вошел в историю как создатель компании Ford Motor провел ряд экспериментов и доказал, что сократив рабочий день с 10 часов до 8, а рабочую неделю с 6 до 5 дней – продуктивность сотрудников вырастает.
Это наглядно показано на графике, опубликованном в Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction
На графиках мы видим, что чем больше сотрудники работали (и как следствие – уставали), тем меньше был показатель продуктивности. Показатели одинаковы как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. С тех пор ввели новый график работы, который повсеместно используется и по сей день.
«Если рабочий день одной и той же команды длится двенадцать часов, совокупные потери эффективности приведут к более значительному отставанию по срокам, чем если бы эта команда работала восемь часов в день»
(Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction)
Не менее интересным стало другое исследование на тему влияния на производительность работы количества сна. Сара Робинсон, автор ресурса AlterNet, упоминает исследование, проведенным военным комиссариатом США: «в случае недосыпания одного часа каждую ночь в течение недели, организм начнет испытывать нарушения когнитивных функций сравнимые со средней степенью алкогольного опьянения».
Но если прийти на работу пьяным, то вас тут же уволят, а вот прийти невыспавшимся после ночи без сна – в нашем обществе абсолютно нормально.
«Независимо от того, как успешно вы справились с вашими рутинными задачами в течение дня после бессонной ночи, вы вряд ли ощущали себя жизнерадостным и счастливым человеком в этот день. А в результате средне-плохого настроения все действия и решения воспринимаются с более негативной точки зрения, чем обычно . Все это является вполне нормальным последствием переутомления. Однако у переутомления, есть и куда более серьезные последствия, чем просто плохое настроение. Такое состояние очень часто сопровождается нежеланием думать и действовать проактивно, снижением контроля над спонтанными чувствами, а также самооценки, отсутствием сочувствия к людям и, в целом, к снижению активности эмоционально-интеллектуальной деятельности».
(Тайный мир сна: Удивительные открытия о нашем сознании во время отдыха)
Учитывая все это, делаем вывод, что переутомляться и перерабатывать –нельзя. Вы лишь испытаете дополнительный стресс, а вдля работы это не принет абсолютно никакой пользы. Лучше пойти домой пораньше и выспаться, а утром – снова в бой.
Если вам часто кажется, что вы ни с чем не способны справиться, то не стоит винить в этом себя. Может, вы просто в числе тех 70% людей, у которых хронический недосып.
Многие великие личности любили вздремнуть днем, хорошо зная о пользе сна и о его положительном влиянии на трудовой процесс.
В их числе: Леонардо Да Винчи, Томас Эдисон, Джон Рокфеллер, Наполеон, Уинстон Черчилль и многие другие.
2) Научитесь говорить “нет”
Вы знаете, что такое “принцип Парето”? Если нет, то пришло самое время это узнать. Согласно ему, 20% наших усилий производят 80% результата, и наоборот: 20% результата требуют 80% усилий.
Выражаясь конкретнее: чтобы работать эффективнее, нам надо сосредоточиться на тех задачах, которые принесут больше эффективности, а от остальных, как вы уже поняли, – нужно отказаться.
Сказать “нет” сложнее, чем “да”, потому что никто не хочет стать плохим для коллеги или партнера. Поэтому все говорят “да” гораздо чаще, чем нужно, и это плохо.
«Разница между успешными и очень успешными людьми в том, что очень успешные люди практически всегда говорят „нет“».
(Уоррен Бафет)
Если вам сложно отказаться, просто тактично но твердо скажите для себя или других “спасибо, но я не буду”, и это будет означать вашу уверенность в принятом решении, в отличие, к примеру, от фразы “я наверное не могу”. Главное – не колебаться в своих решениях, а четко осознавать, что вам нужно, а что нет.
Обычно задачи, которые отнимут у вас много времени и не принесут особой пользы очевидны. Но бывает, что определить неперспективный проект или шаг довольно сложно. Сложно, но можно. Есть очень простой тест “20 секунд” для таких ситуаций: подумайте о том, браться ли за дело, которое вам не нравится на 20 секунд больше. Вы найдете новые причины “за” или “против”. Ну и внимательно следите за всем, что вы делаете и старайтесь оптимизировать задачи.
«Снизьте время самоактивации для тех навыков, которые вы хотите приобрести, тем самым повышая это время для тех навыков, которых вы пытаетесь избежать. Снижая или даже совсем устраняя время самоактивации на полезную деятельность, мы улучшаем свои способности запускать позитивные изменения в своей жизни».
(The Happiness Advantage: The Seven Principles of Positive Psychology That Fuel Success and Performance at Work)
3) Не пытайтесь делать все самостоятельно
Некоторые склонны делать все самостоятельно, отказываясь от помощи других людей. Но это не всегда верное решение.
КамМи Фам поделилась своей ошибкой и ее неожиданным решением: “Когда-то я пыталась управлять огромным сообществом, и далеко не все складывалось удачно. Я пыталась все делать самостоятельно; в результате я выдохлась, и сообщество взяло бразды правления ресурсом в свои руки. К моему удивлению, пользователям удавалась моя работа куда лучше, чем мне. Я поняла всю власть сообщества, и почему брендам нужен генеируемый юзерами контент.”
Почему это произошло? Все просто: пользователи лучше любого маркетолога знают, что им нужно, в каком виде и как часто. В курсе ли вы, что согласно опросу от Octoly, видео от обычных пользователей в 10 раз популярнее тех, которые публикуют компании?
Этот же факт подтверждают и другие исследования: согласно опросу, 51% пользователей доверяют отзывам от простых людей, и только 16% верит информации со страницы компании. Еще меньше тех, кто верит рекламе – 14%.
Другими словами, смысл идеи не в том, чтобы своими руками создавать отличный контент, а в том, чтобы создать сообщество, которое будет само создавать первоклассный контент.
Поймите, что пользоваться чужой помощью иногда не просто МОЖНО, а НУЖНО. Увы мы не всемогущи и не всё могли бы делать самостоятельно. Было бы замечательно, если задачу делал бы тот, кто сделает ее лучше вас, то есть – эксперт. Поэтому не бойтесь их перекладывать в другие руки, а сконцентрируйтесь сами на других, более важных делах. Особенно, если сами в этом не очень разбираетесь и на ознакомление с темой требуется время. А время, как мы уже писали – очень ценный ресурс.
«Иногда для достижения более высоких показателей продуктивности, достаточно просто позвать друзей. „При лечении синдрома дефицита внимания с гиперактивностью используется методология называемая „дублер“,- объясняет доктор наук, врач-нейропсихолог из города Вустер, штат Массачусетс доктор Дэвид Ноуэл. Люди, страдающие синдромом рассеянного внимания успешнее справляются с задачами, когда рядом с ними кто-то находится, даже если этот второй человек никак не помогает или не подсказывает, что делать. Если перед вами стоит какая-либо скучная рутинная задача, вроде уборки санузла или поиска всех своих чеков для составления отчета для налоговой, позовите к себе друга, который станет для вас дублером».
(Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are)
4) Избавляйтесь от перфекционизма
Кто-то доводит свои дела до цикличности и точности во всех деталях и преуспевает в них. Кто-то, но не все.
Человек, который склонен к перфекционизму: скурпулезности и повышенном внимании к мелочам работает менее продуктивно, чем другие люди. Проблема в том, что они не могут увидеть полную картину проблемы, так как сосредотачиваются на мелочах. И время, которое они тратят на выполнение задачи — в несколько раз больше, чем у других. Поэтому нужно как-то побороть в себе такие привычки и научиться относиться ко всему проще.
Еще один значительный минус: перфекционист склонен откладывать важные решения, ошибочно полагая, что подходящий момент придет со временем. На самом деле в бизнесе подходящий момент – это СЕЙЧАС. Поэтому, пока перфекционист его дождется, он скорее всего, будет уже безвозвратно упущен.
5) Автоматизируйте свои процессы
Если вам важна эффективность, то пришла пора перестать тратить впустую свое время. Например, на рутину. Точнее, одинаковые действия, совершаемые вручную и отнимающее у вас много времени, которое так-то можно освободить, автоматизируя рабочий процесс.
Например, зачем вручную сжимать размер у двухсот изображений, если в фотошопе (Adobe Photoshop) давно предусмотрены макросы, которые сделают все за вас? Вместо целого рабочего дня у вас уйдет на создание и запуск макроса всего пару десятков минут. Чувствуете разницу?
Компания Tethys Solution провела исследование среди 5 человек, которые тратили разный процент своего времени на повторяющуюся работу. Через 2 месяца после повышения продуктивности своей работы, показатели процентов сократились в несколько раз!
Просто спрашивайте себя каждый раз, когда вам нужно выполнить повторяющиеся дела (5 раз и более), нет ли какой-то программы, которая могла бы сделать это за вас?
Мы живем в веке высоких технологий, и вопрос “что уже есть?” давно сменился на “чего еще нет?”. Вам даже не нужно разбираться в программах и кодах, просто покупаете продукт, который автоматизирует вашу работу и забываете о своих проблемах.
Многие привыкли выполнять все сами, потому что это проще и не требует ознакомления с каким-то новым механизмом . Но в погоне за уменьшением хлопот эти хлопоты как раз преумножаются.Не забывайте, что время – деньги.
Даже если вы не можете найти программу, подходящую под ваши требования, просто обратитесь к специалисту, который наверняка в этом поможет. Помните: чтобы заработать деньги, вам сперва придется их потратить.А время – один из самых дорогих ресурсов.
6) Обретите уверенность в своих решениях и выводах
Помимо оптимизации своей работы, задумайтесь и о профессиональном росте, чтобы достигнуть своего максимального потенциала. Например, беспрестанно узнавайте новое о своей работе, чтобы оперировать фактами, а не домыслами, основанными на личных впечатлениях.
В мире существует очень много исследований в каждом сегменте профессий. На многие вопросы, которыми задается тот или иной специалист, скорее всего уже есть ответы. И даже если их нет, всегда можно организовать свое собственное исследование, которое позволит получить ответы на интересующие вопросы и не отнимет много сил и времени.
Очень важно: никогда не останавливайтесь на достигнутом. Спрашивайте себя: так ли хорошо я это сделал? Могу ли сделать лучше? Что для этого нужно?
7) Больше отдыхайте
Если очень сильно на чем-то сосредотачиваться, забыв обо всем, можно замкнуться, создав вокруг себя стены. Это не пойдет на пользу ни вам, ни вашей работе. Научитесь абстрагироваться от работы и отдыхать время от времени, ведь это не только приятно, но и благоприятно сказывается на мозговой и духовной деятельности.
„В одном не законченном еще Гарвардском исследовании говорится, что у людей формируются более стойкие и яркие воспоминания, когда они испытывают эмоции наедине с самим собой. В другом исследовании говорится, что определенное количество времени, проведенное в одиночестве способно сделать человека более чутким к чувствам дргуих людей. В то же время, тот факт, что слишком много одиночества может стать губительным для подростков является неопровержимой истиной, все-таки определенные „дозы“ времени, проведенного наедине с собой способны помочь тинейджерам справиться с плохим настроением, а также улучшить свои оценки».
(The power of lonely)
Поэтому по возможности уделяйте время самому себе на размышления. Кто знает, может именно во время отдыха вам неожиданно придет нужное решение.
Повысить свою продуктивность за один день у вас не получится, но постепенно, шаг за шагом, продумывая свой распорядок дня и анализируя задачи, можно выстроить очень гармоничные “отношения” со своим временем и работой.
Узнавайте о окружающем мире как можно больше, не стойте на месте! Ведь новые знания помогут вам стать еще успешнее и счастливее!
